怎样开好电话会议,来北京大学EMBA总裁班看看吧

2019-02-28 来源:国学总裁培训课程 阅读:84

  开展一个电话会议就犹如开展任何其他会议一样,除非你不能看到有人准备发言。你不能分辨会议是否开展顺利。你不能依赖于肢体语言来沟通投入方式,也不能够阅读其他人的肢体语言。你实际需要的是你日常的领导模式,略微带一点额外的注意。

  如果你平时比较随心所欲,请比平时多一些专注。如果你平时阳光开朗,请多一些沉稳冷静。如果你通常倾向于询问每位在场的人周末过得怎么样,或许试着不做这些。事实上,你最好再也不做这个。为了整个电话会议的顺利进行,务必严格按照规定。

  既然你需要严格按照规定,那么你就需要要求准时。电话会议的第一条准则就是准时,特别是你是召集者时。例如,你需要在恰当的时间接入。如果电话会议在2:30,你需要在2:29:52时在线。8秒的肖邦乐曲或者伊帕内玛的姑娘乐曲之后,其他人将会加入的同时你将会离线。电话会议中总会有某些人迟到。如果你迟到了,你必须打消对开始时间的可变性的肯定态度。你必须要保证准时。

  提前做一些准备好的笔记将会有很大的帮助。当然,不要照着你的笔记念。你很容易能够辨别电话那头是否在照着预备好的稿件念。照着念的话,语调不会跟上说话内容的节奏。紧张的电台唿叫员才会这样做,CEO发布财务结果时才会这样做,我六年级的女朋友跟我提分手时才会这样做(她对此否认,但我十分确定当时确实如此)。你的笔记应当仅仅包含一些关键字和短语,应当类似于一份线路图一样,把你要说的话穿起来。

  下一项你需要做的只是一件小事,不是什么大事。你需要做的是融入一个全新的人物角色。比如,一位新闻节目主播和该领域的记者们开一个圆桌会议。如果你不是召开会议的人,你必须融入一位通过卫星连线和主播连线的记者的角色。同时还有其他记者加入。当轮到你发表意见时,你必须要及时的接入和下线。

  另一个重要的部分就是你必须要保持严肃。面对面的会议可以开很多玩笑,但是对于电话会议而言,玩笑却开不得。由于电话会议的内在形式,玩笑时间自然而然的要被禁止,因为电话会议缺少面对面的会议能够带来的视觉和情感的感触。没有人能够在电话会议中读懂你的肢体语言,而肢体语言是幽默的很重要的一部分。每个与会者只是想完成已知的内容。所以,不要开玩笑。

  然后……绝对保持专注。当我们参会时,我们要保证双眼睁开,不要抠指甲,不要打哈欠,不要在桌子上用两个指头模仿Rockettes风格的抬腿。(最后一个是在说我吗?可能也就只有我会这样做。)在电话会议时,这一切都是允许的,因为所有人都在电话那头。但是这样的自由会让我们沾沾自喜,让人们跟不上会议的进程,让人们问一些没有预备好答案的问题,使得举办者十分丢人,也不礼貌。注意要在电话会议中保持像一般的会议那样的注意力。

  尽力不要笑。我知道这听上去像是一个很冷的建议,但是笑声在电话会议中会听着像是来自地狱的咆哮一般。偷偷笑一下无伤大雅,小声笑一下也没有问题,但是不要咯咯地大笑。

  开对方玩笑同样也不要出现在电话会议中,特别是超过三个人同时在线时。四种意见、但是毫无眼神交流的情况下,会议会显得十分复杂,思维错乱。

  不要随意结束话题。当你把话题带入了一条死胡同,说出完结的话后,整个会议就将变为一片雷区。任何话都将让会议停顿下来。电话会议需要发表意见、报告进展、修改问题和游说他人,而不需要头脑风暴或者无事闲聊。所以,发表一些长的话题。当其他人发表意见时,让他/她拥有比你更长的准备时间。不要打断别人的发言。除非对方已经说了太长时间,尽量让他们畅抒己见。

  电话会议应当是唯一能够包含信息传递的方式。对于细节、玩笑、幽默和旁白多一些理解,否则它将会让简单的事情多一份不必要的困难。

  声音课程

  过去十年有许许多多的关于肢体语言的研究。我们现在知道长时间的凝视给人有力、执着、自信和智慧的印象。环抱双手代表默守陈规,拒绝改变。从椅子上滑下来代表丧失兴趣。这些在一般的会议中不能看出来结果。研究证明简单通过肢体语言来试图了解对方的想法是十分不可行的(这是另一篇专栏中写的)。但是在电话会议中,这些踪迹都全部消失了。

  声音的重要性一直被低估,但其实声音在电话会议中十分重要。你声音的质量包括清晰度、音量和可信度。说话尽量带着一点紧促的情绪。让你的声音领着会议尽可能多的按照你预想的进行。用声音弥补视觉上不能提供的情绪和内容。

  朋友,准备好了吗?

  各位?

  大家好?

  很好,我们都已经上线了。

  你需要考虑的:

  是否应该召开电话会议?

  是要讲重要的事项吗?

  真的重要吗?

  真的,真的重要吗?

  真的我们所有三到七个人都必须吗?

  这次会议少于七个人吗?

  这次会议的目标可以不通过头脑风暴实现吗?

  如果你的答案中有No出现,那么电话会议建议不要召开。

  其它注意事项:

  不要闲聊。一旦你却确认所有人都在线,立刻开门见山讲业务。

  永远在其他人讲完话后等2秒钟,确保意见的完整。

  当有质疑时,不要提出自己的意见。

  当你发现和其他人交流时,如果你打算强硬回复或者忍让,迅速结束对话。

  如果你打算忍让,立刻停止说话,让其他人有时间准备。

  如果你打算强硬回复,那么强硬回复,并将他们拿下。

  想象所有人都能看到你。像你和他们在同一个房间一样保持专注。

  坐直坐正,留意说的每一个字。

  你知道吗?放松;这不是什么大事,只要留意就好。

  好的,有点太放松了。稍微再坐正一点。

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